Ruis eruit
Nieuwsbrieven, systeemmeldingen en spam gaan naar de juiste map, zodat de inbox laat zien wat er echt toe doet.
Voor accountants en administratiekantoren
AI voor je kantoor, te beginnen bij de mail.
Op een accountantskantoor gaat een groot deel van de dag op aan mail: vragen over aanleveren, stukken die binnenkomen, herinneringen en meldingen van software. Nevantio neemt het uitzoekwerk over en zet antwoorden klaar, terwijl jij bepaalt wat de deur uitgaat.
- Microsoft 365 en IMAP
- Versleuteld in de EU
- Niets weg zonder jouw akkoord
In het kort
Voor accountants is de mail de plek waar AI het snelst tijd oplevert: Nevantio sorteert de kantoormail, zet antwoorden op terugkerende vragen over aanleveren en termijnen klaar en houdt bij welke klanten nog stukken moeten sturen. Je leest alles na voordat het verstuurd wordt.
- Terugkerende vragen over aanleveren, termijnen en ontbrekende stukken krijgen een concept in de toon van je kantoor.
- Nieuwsbrieven, meldingen van software en spam gaan vanzelf naar de juiste map.
- Nevantio houdt bij op welke klanten je nog wacht, zodat herinneringen niet blijven liggen.
- Gegevens worden versleuteld opgeslagen in de EU en zijn per kantoor strikt gescheiden.
- Nevantio geeft geen fiscaal advies en heeft geen toegang tot dossiers of boekhoudsoftware.
Herkenbaar
Waar de tijd op een kantoor in gaat zitten
Een klant vraagt voor de derde keer wanneer de stukken binnen moeten zijn. Een ander stuurt een foto van een bon zonder toelichting. Een ondernemer wil weten of hij zijn kilometerregistratie nog moet bijwerken. Tussendoor komen nieuwsbrieven van je softwareleverancier, meldingen van de bank, berichten van portalen en uitnodigingen voor webinars. De vragen die echt aandacht nodig hebben, raken ondergesneeuwd.
Dat is geen kwestie van harder werken. Het is werk dat steeds hetzelfde is en toch elke keer je aandacht kost. En in drukke periodes rond de aangiftes loopt het het eerst uit de hand, juist wanneer je je tijd het hardst nodig hebt voor het inhoudelijke werk.
Veel kantoren denken bij AI aan slimme boekhoudsoftware die bonnen herkent. Dat bestaat en is nuttig. Maar de mail rond die bonnen, de vragen, de herinneringen en het nabellen, blijft gewoon handwerk. Daar richt Nevantio zich op.
Wat Nevantio doet
Vier taken die Nevantio overneemt
Antwoorden klaar
Vragen over aanleveren, termijnen en ontbrekende stukken krijgen een concept in de toon van je kantoor.
Opvolging
Wacht je op stukken of op een reactie, dan zie je dat terug. Een herinnering staat klaar als het tijd is.
Leert van correcties
Pas je een concept aan, dan neemt Nevantio dat mee. Zo komen de concepten steeds dichter bij wat je zelf had geschreven.
Voorbeeld
Zo gaat een vraag over aanleveren
Een klant mailt: "Wanneer moeten de stukken voor de jaarrekening binnen zijn, en mag ik de bankafschriften als pdf sturen?" Normaal zoek je de termijn op die jullie hanteren, typ je het antwoord en voeg je toe welke formaten jullie accepteren.
Met Nevantio staat er al een concept onder de mail, met de termijn en de formaten zoals jullie die eerder aan andere klanten hebben uitgelegd. Jij leest het na, past eventueel de datum aan en verstuurt. Komt dezelfde vraag volgende week weer binnen, dan is het concept nog beter, omdat Nevantio jouw aanpassing heeft onthouden.
- Het originele bericht en het concept onder elkaar
- In jullie eigen aanhef en afsluiting
- Jij verstuurt, altijd na het nalezen
Vertrouwelijk
Gebouwd voor gegevens van klanten
Een kantoor werkt met vertrouwelijke gegevens. Daarom is Nevantio daar vanaf het begin op ingericht.
- Opgeslagen in de EUJe gegevens staan versleuteld op servers in Frankfurt.
- Per kantoor gescheidenDe database controleert bij elke opvraging dat je alleen bij je eigen gegevens kunt.
- Geen training op je mailDe AI-diensten die we gebruiken, trainen hun modellen niet op jouw gegevens.
- Jij kunt altijd stoppenJe trekt de koppeling zelf in en krijgt je eigen gegevens op verzoek mee.
Jij blijft de professional
Wat Nevantio bewust niet doet
Nevantio geeft geen fiscaal advies en neemt geen beslissingen over dossiers. Het leest je mail, niet je administratie, en heeft geen toegang tot je boekhoudsoftware of klantportaal. Het neemt het routinewerk rond de mail over, zodat jij tijd overhoudt voor het werk waar klanten je voor inhuren.
In het begin lees je alles na. Pas als jij vindt dat een bepaald soort antwoord steeds goed is, kun je dat per soort mail vanzelf laten gaan. Mail over geld, klachten of nieuwe contacten blijft altijd bij jou, hoe lang je Nevantio ook gebruikt.
Wil je weten wat er precies met gegevens gebeurt? Mail ons, we leggen het in gewone taal uit.
Klein beginnen
Zo start je op een kantoor
- 1
Een mailbox kiezen
Begin met een mailbox, bijvoorbeeld de algemene info-box. Zo zie je wat het oplevert zonder dat het hele kantoor meedoet.
- 2
Koppelen
Log in bij Microsoft of koppel via IMAP. Soms moet de beheerder van jullie omgeving eenmalig toestemming geven; wij helpen daarbij.
- 3
Uitbreiden
Bevalt het, dan koppelen collega's hun eigen mailbox. Elke mailbox leert zijn eigen stijl.
Meer lezen over de werkwijze? Op de pagina over e-mail automatiseren leggen we uit wat wel en niet vanzelf moet. Komen er bij jullie veel vragen van klanten per mail binnen, lees dan ook over AI-klantenservice via de mail.
Veelgestelde vragen
Goed om te weten.
Past dit binnen de AVG?
Je gegevens worden versleuteld opgeslagen in de EU en zijn strikt gescheiden per kantoor. Wat we doen en wat we niet kunnen waarborgen, staat in onze voorwaarden en privacyverklaring. Stop je, dan krijg je je eigen gegevens op verzoek mee.
Leest Nevantio mee in klantdossiers?
Nee. Nevantio werkt alleen met je mailbox. Het heeft geen toegang tot je dossiers, je boekhoudsoftware of je klantportaal.
Werkt het met ons Microsoft 365?
Ja. Je koppelt door in te loggen bij Microsoft zelf, dus je wachtwoord zien wij nooit. Soms moet de beheerder van jullie omgeving eenmalig toestemming geven. Wij helpen je daarbij.
Kunnen collega's ieder hun eigen mailbox koppelen?
Ja, per mailbox. Begin gerust met een gedeelde mailbox en breid uit als het bevalt.
Geeft Nevantio fiscaal advies aan mijn klanten?
Nee. Nevantio zet concepten klaar op basis van hoe jullie eerder antwoordden. Inhoudelijk advies blijft jullie werk, en jij leest elk concept na voordat het weggaat.
Wat gebeurt er in de drukke aangifteperiode?
Dan merk je het verschil het meest: terugkerende vragen over termijnen en stukken staan klaar als concept, en Nevantio houdt bij op wie je nog wacht.
Verder lezen
Meer over je mail op orde.
E-mail automatiseren
E-mail automatiseren
Wat je veilig uit handen geeft, wat je zelf houdt en hoe je het stap voor stap opbouwt.
Lees verder AI-klantenserviceAI-klantenservice via de mail
Klantvragen herkennen en beantwoorden in jouw toon, zonder chatbot op je site.
Lees verder Virtuele assistentVirtuele assistent of AI?
Wat een mens beter kan, wat software overneemt en hoe je ze combineert.
Lees verder
Besloten proef
Eerst proberen, dan beslissen.
We beginnen met een proefperiode op je eigen mailbox. Je meldt je aan, we zetten je account samen klaar en jij bepaalt in welk tempo Nevantio meer overneemt.