E-mail automatiseren, met jou aan het stuur.

Sommige mail vraagt om jouw oordeel, hoe goed een systeem ook is. Gaat het over geld, zoals een betaling, korting of terugbetaling, dan beslis jij. Bij een klacht wil je zelf de toon bepalen, want een verkeerd woord kan een klant kosten. En een nieuw contact verdient een eerste antwoord dat je zelf hebt gezien.

Nevantio zet bij zulke mail hooguit een concept klaar, maar verstuurt het nooit zelf. Ook mail die net anders is dan het bekende patroon, bijvoorbeeld een vaste klant die ineens een ongebruikelijke vraag stelt, gaat eerst langs jou. Dat zijn de vangnetten die altijd aanstaan, ook als je verder veel vanzelf laat gaan.

Een handige vuistregel: automatiseer wat je met je ogen dicht zou beantwoorden, en houd zelf wat je even laat liggen om over na te denken.

Drie voorbeelden uit de praktijk

Een webshop krijgt elke dag vragen over de status van een bestelling. Het antwoord is altijd: de track en trace staat in de verzendmail, en dit is de gebruikelijke levertijd. Dat is ideaal om vanzelf te laten gaan. Een klant die schrijft dat zijn pakket beschadigd is aangekomen, krijgt daarentegen een concept, maar jij beslist of er een vervanging of terugbetaling komt.

Een installatiebedrijf krijgt offerteaanvragen. Een bevestiging dat de aanvraag binnen is en wanneer er contact komt, kan vanzelf. De offerte zelf blijft jouw werk. En een administratiekantoor kan de herinnering voor ontbrekende stukken laten klaarzetten, terwijl een vraag over een naheffing altijd eerst langs een mens gaat.