Inbox zero, zonder er zelf tijd in te steken.

Inbox zero gaat niet over nul mails, maar over nul twijfel. Je inbox is een plek voor wat nog jouw aandacht nodig heeft, niet een archief en niet een takenlijst. Elke mail die binnenkomt, handel je af met een van vier vaste keuzes:

1. Weg. Niet nodig, dan meteen verwijderen of archiveren.
2. Doorsturen. Iemand anders is aan zet, dan stuur je het door en is het van je bord.
3. Meteen doen. Kost het een paar minuten, dan direct beantwoorden.
4. Later. Kost het meer tijd, dan op een lijst of in je agenda, en uit je inbox.

Wie dit volhoudt, heeft een inbox die in een oogopslag laat zien wat er speelt. Geen mail die drie weken onderaan blijft hangen, geen gevoel dat er ergens nog iets ligt.

De inbox als takenlijst

Wie mail laat staan als geheugensteun, verliest het overzicht. Een taak hoort op een lijst of in je agenda, met de mail eraan gekoppeld. Nevantio helpt daarbij door bij te houden wat op een reactie wacht.

Alles meteen beantwoorden

Meteen doen geldt alleen voor wat echt snel kan. Een lastige vraag van een klant verdient rust. Zet hem op later en plan er tijd voor, in plaats van een haastig antwoord te sturen.

Te veel regels

Tientallen filters die je ooit hebt ingesteld, zorgen ervoor dat je niet meer weet waar iets staat. Houd regels eenvoudig. Nevantio stelt regels voor op basis van wat je echt doet, en jij beslist of ze blijven.

Geen vaste momenten

Wie de hele dag door op elke nieuwe mail reageert, komt niet aan ander werk toe en houdt toch het gevoel achter te lopen. Inbox zero werkt pas echt als je de mail op vaste momenten afhandelt en daartussen met rust laat. Dat is makkelijker als je weet dat er niets misgaat terwijl je even niet kijkt.