Mens of software

Een virtuele assistent, of je mail laten doen?

Wie verdrinkt in mail, denkt al snel aan een virtuele assistent of een secretaresse op afstand. Soms is dat precies de juiste keuze. Soms betaal je een mens voor werk dat steeds hetzelfde is. Hier lees je eerlijk waar het verschil zit en hoe je de twee kunt combineren.

Meld je aan voor de proef Veelgestelde vragen

Eerlijke vergelijking
Wat een mens beter kan
Combineren kan

In het kort

Een virtuele assistent is een mens op afstand die taken als mail, agenda en administratie voor je doet. Voor mail die steeds hetzelfde is, zoals opruimen en herhaalvragen beantwoorden, is software als Nevantio vaak sneller en altijd beschikbaar. Voor bellen, regelen en situaties die oordeel en contact vragen, is een mens beter. Veel ondernemers combineren de twee.

Een virtuele assistent of secretaresse op afstand is een mens die voor je werkt, meestal per uur.
Nevantio doet alleen mail: ruis opruimen, concepten klaarzetten en opvolging bijhouden.
Een mens kan bellen, regelen, afspraken maken en inschatten wat een klant echt bedoelt.
Software werkt elke paar minuten, ook 's avonds en in het weekend, en schrijft consequent in jouw stijl.
Combineren werkt goed: Nevantio doet de herhaling, de assistent of jij de rest.

De vraag erachter

Waarom ondernemers een assistent zoeken

Meestal begint het met mail. De inbox loopt over, klanten wachten te lang op antwoord en de echte klussen schuiven op naar de avond. De logische gedachte: iemand inhuren die dat oppakt. Een virtuele assistent, een secretaresse op afstand of een administratiekracht voor een paar uur per week.

Dat kan heel goed werken. Maar kijk eerst eens naar wat die persoon dan zou doen. Is het vooral opruimen, sorteren en steeds dezelfde vragen beantwoorden, dan betaal je een mens voor werk dat software ook kan. Gaat het om bellen, regelen, meedenken en afspraken maken, dan is een mens onvervangbaar.

Het eerlijke antwoord is dus: het hangt af van het soort werk. Deze pagina helpt je dat uit elkaar te halen.

Een eenvoudige test: schrijf een week lang op wat je met je mail doet. Zet een streepje bij elke mail die je wegzet zonder te lezen, elke vraag die je eerder al eens beantwoordde en elke mail waar je echt over moest nadenken of iemand moest bellen. De eerste twee groepen zijn werk voor software. De laatste groep is werk voor een mens.

Naast elkaar

Virtuele assistent en Nevantio vergeleken

Voor het werk rond je mail.

	Virtuele assistent	Nevantio
Beschikbaar	Op afgesproken uren	Elke paar minuten, ook 's avonds
Ruis opruimen	Ja, met de hand	Ja, vanzelf
Herhaalvragen beantwoorden	Ja	Ja, als concept in jouw stijl
Bellen en afspraken regelen	Ja	Nee
Inschatten wat een klant bedoelt	Ja, goed	Beperkt, twijfel gaat naar jou
Inwerken	Uitleggen en overdragen	Leert van je eerdere mail en correcties
Bij ziekte of vakantie	Vervanging nodig	Loopt door
Toegang tot je mailbox	Een persoon met inlog	Versleuteld, per klant gescheiden

Een mens is breder en flexibeler. Software is sneller en altijd beschikbaar voor het werk dat vastligt. Geen van beide is in alles beter.

Een klein team overlegt aan een tafel met laptops.

Wat een mens beter kan

Eerlijk: hier wint een mens

Een goede assistent belt een klant terug die boos is, regelt een afspraak met drie partijen en ziet aan een korte mail dat er iets anders speelt. Hij kan een pakketje ophalen, een leverancier achter de broek zitten en zelf beslissen wanneer iets voorgaat. Dat kan Nevantio niet, en dat proberen we ook niet.

Nevantio is gebouwd voor de herhaling: de mail die elke dag binnenkomt en elke dag hetzelfde antwoord krijgt. Daar is een mens eigenlijk te duur en te waardevol voor.

Bellen en persoonlijk contact
Regelen met meerdere partijen
Aanvoelen wat er tussen de regels staat

Wat Nevantio overneemt

Het werk dat steeds hetzelfde is

Opruimen

Nieuwsbrieven, meldingen en spam naar de juiste map, elke paar minuten.

Herhaalvragen

Levertijden, openingstijden, aanleveren: een concept in jouw toon, klaar om te versturen.

Opvolging

Welke offerte of vraag nog openstaat, zonder dat iemand een lijstje bijhoudt.

Consequent

Elke klant krijgt hetzelfde goede antwoord, ook als jij of je assistent er niet is.

Combineren

Assistent en Nevantio samen

Heb je al een virtuele assistent of een secretaresse, dan kan Nevantio diegene ontlasten. De assistent opent de app en ziet alleen de mail die aandacht nodig heeft, met concepten klaar. De tijd die vrijkomt, gaat naar bellen, regelen en de klanten die persoonlijke aandacht verdienen.

Ben je nog aan het twijfelen of je iemand gaat inhuren, begin dan met Nevantio en kijk wat er overblijft. Vaak blijkt dat het meeste werk in de mail zat, en dat de rest goed zelf te doen is. Blijft er genoeg over, dan weet je precies waar je een assistent voor nodig hebt.

Zo verdeel je het werk

Nevantio: opruimen, herhaalvragen, opvolging bijhouden.
Assistent: bellen, plannen, regelen, uitzonderingen.
Jij: klachten, geld, nieuwe klanten en beslissingen.

Administratie uitbesteden

En als je administratie wilt uitbesteden?

Administratie uitbesteden is iets anders dan mail. Boekhouding, facturen inboeken en aangiftes horen bij een boekhouder of administratiekantoor. Nevantio doet dat niet. Wel helpt het rond die administratie: mail van leveranciers met facturen komt in de juiste map, en vragen van je boekhouder vallen op in plaats van weg te zakken.

Werk je zelf op een administratiekantoor? Lees dan hoe AI voor accountants begint bij de kantoormail. Wil je weten hoe Nevantio zich verhoudt tot andere AI, lees dan over een AI-assistent voor je mail.

Veelgestelde vragen

Goed om te weten.

Vervangt Nevantio een virtuele assistent?

Voor het werk in je mail dat steeds hetzelfde is, vaak wel. Voor bellen, regelen en persoonlijk contact niet. Veel ondernemers combineren de twee.

Kan mijn assistent Nevantio gebruiken?

Ja. Je assistent werkt dan in een opgeruimde inbox met concepten klaar, en houdt tijd over voor het werk waar een mens voor nodig is.

Is software veiliger dan een persoon met toegang tot mijn mail?

Het is anders geregeld. Bij Nevantio staat de toegang versleuteld, zijn gegevens per klant gescheiden en zie je elke actie terug. Bij een persoon hangt het af van afspraken en vertrouwen.

Doet Nevantio ook mijn agenda?

Nee. Nevantio doet alleen mail. Voor agendabeheer en afspraken is een assistent of een agendatool beter.

Kan ik eerst Nevantio proberen voordat ik iemand inhuur?

Ja. Begin met de proef op je eigen mailbox en kijk welk werk er daarna nog overblijft.

Wat doet Nevantio met lastige mail?

Mail over geld, klachten en nieuwe contacten gaat nooit vanzelf de deur uit. Ook mail die afwijkt van het bekende patroon komt eerst bij jou of je assistent.

Verder lezen

Meer over je mail op orde.

AI-assistent

Besloten proef

Eerst proberen, dan beslissen.

We beginnen met een proefperiode op je eigen mailbox. Je meldt je aan, we zetten je account samen klaar en jij bepaalt in welk tempo Nevantio meer overneemt.

Meld je aan voor de proef Inloggen